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  • 加藤正祥税理士事務所

紙書類のスキャナ保存(任意)の検討

更新日:2023年10月23日

1.導入基準

スキャナ保存の手間+ストレージコスト < 紙書類の整理の手間+紙書類の保管コスト


(スキャナ保存の手間)

・200dpi以上の解像度と24ビットカラーのスキャナ機器と調整

・クラウドソフト内のデータ整理(日付・取引金額・取引先の検索設定、帳簿との紐付け)


(ストレージコスト)

・クラウドソフトの使用料(無料キャンペーンから有償化かつ増額傾向)

・ストレージの容量(目安:JPEG・PDF領収書1枚につき500KB 2000枚で1GB)

・データの消失リスク


(紙書類の整理の手間)

・ファイリング


(紙書類の保管コスト)

・置き場所

・書類の紛失リスク


2.スキャナ保存の実践例

(1)MF確定申告によるスキャナ保存

・スキャナ保存にチェックを入れてスタート

・スキャナ(ファイル形式はPDFやJPEG等)で読み取る。

・仕訳でアップロード(要件検証後、クラウドBOXに収納される。)

(2)MF確定申告アプリ(スマホ)によるスキャナ保存

・スキャナ保存にチェックを入れてスタート

・振替伝票入力により画像(カメラで撮影)を追加

・摘要に取引先名を入力して登録する(クラウドBOXにJPEGで収納される。)

・仕訳にはアプリと追加情報が記載される。

・カメラ撮影なのにOCR登録はないので不便。

(3)マネーフォワード Pay for Businessによるスキャナ保存

・証憑メモ添付機能を有効にする

・利用明細に証憑添付をする(紙受領を選択するとスキャナ保存の扱いのはず)

・クラウドBOXにアップロードされる(クラウドBOXに電子取引とスキャナ保存共存)

・連携データに添付ファイルが自動的に付与されないので別途添付処理が必要

 →仕訳登録前に自動的に添付されるように変更された。


3.留意点

・クラウドBOXには電子取引で保存した電子ファイルとスキャナ保存で保存した紙資料であった電子ファイルとの区別がないように見える。

・スキャナ保存で登録した画像は仕訳を削除したとしてもクラウドBOXから削除できずゴミ箱に残る。ストレージ容量としてそのまま残り続ける可能性がある。

・カメラから直接OCR登録はMF経費が必要らしい(未検証)電帳法機能のオプションへの申し込みが必要。

・マネーフォワードMEで撮影した画像はOCR処理にのみ使用され、確定申告には連携されない。OCR登録と証憑保存は同時にできない。


(注)上記内容はアップデートで変更されている可能性がある。(R5.10.23一部変更)

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